Pernah memikirkan bagaimana rumitnya proses bisnis di sebuah perusahaan ? ketika sebuah proses A disubmit maka akan ada banyak skenario yang dilalui oleh proses tersebut sampai dengan proses tersebut di approve. Misal, awalnya proses ini harus diapprove oleh manajer A kemudian manajer A akan mengadakan adhoc terhadap proses tersebut kepada orang orang yang dianggap penting di divisinya .., setelah berhasil melewati tahapan ini kemudian proses tersebut akan masuk ke manajer B dst .. yang akhirnya hasil akhir proses ini adalah disetujui atau tidak ….

Nah bagaimana flow proses bisnis ini di implementasikan di dalam sebuah perusahaan ? ada beberapa macam tools yang bisa digunakan untuk merealisasikannya, diantaranya adalah bizflow. Bizflow adalah software yang dikembangkan oleh vendor yang bernama handysoft. Dengan menggunakan bizflow, kita bisa membuat sebuah flow proses bisnis didalam sebuah perusahaan dan sekaligus mengintegrasikannya dengan aplikasi IT yang ada.

Langkah awal yang harus dilakukan adalah dengan membuat flow proses bisnisnya terlebih dahulu, walau bizflow adalah sebuah software yang bersifat web-based system, tetapi di dalamnya kita bisa membuat flow proses bisnis senyaman seperti kita membuat flowchart di software seperti visio dll. Sebagai contoh flow yang dihasilkan adalah sebagai berikut (sengaja ada bagian yang tidak ditampilkan, dan mengingat panjangnya flow ini maka ditampilkan secukupnya saja … )

Activity yang ada di dalam sebuah proses ada beberapa macamnya. Diantaranya adalah normal activity, sql activity , agent (yang lain masih belum tau ).  Nah untuk setiap normal activity ini kita bisa mengassign ke dalamnya siapa user / perticipant dalam sebuah organisasi yang berhak untuk menjalankannya, dan apa aplikasi yang di libatkan di dalam activity ini. Aplikasi ini bisa berupa aplikasi web (dengan menspesifikasikan alamat URL nya) , aplikasi mobile, biflow form (yang lainnya belum pernah coba juga ).  Khusus untuk sql activity, di dalamnya terdapat aktivitas untuk melakukan query terhadap database (database dari bizflow) untuk mengassign semua process variable (process variable itu sendiri adalah semua variabel yang digunakan di dalam workflow untuk menyimpan sebuah nilai tertentu) , Kita bisa menggunakan process variable ini untuk menentukan siapa participant berikutnya yang belum ditentukan sebelumnya, juga untuk menentukan arah flow berikutnya dalam sebuah flow yang bercabang (analogi kasus if then dalam pemrograman … ). Selain itu dengan process variable inilah aplikasi yang ada akan berkolabirasi dengan flow bisnis proses yang ada, dalam permasalahan yang saya tangani bizflow menshare process variable yang dipakai oleh aplikasi dengan 2 cara, di sisi application server (pemrosesan melalui server) maka aplikasi ini akan mengakses process variable yang ada dari database bizflow, sedangkan di sisi application client maka aplikasi ini akan mengakses process variabel yang ada melalui framework javascript yang disediakan oleh bizflow. Kedua duanya biasanya harus dilibatkan dalam sebuah aplikasi.